Un CRM a medida cuesta un desarrollo único que crece con las pantallas, las integraciones, los roles, la migración de datos y la IA, más servidor y mantenimiento cada mes en lugar de licencias por usuario. En noviembre de 2026 Salesforce Sales Cloud parte de 25 $ y HubSpot Sales Hub de 7 $ por usuario y mes.
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¿Qué pagas cuando encargas un CRM a medida?
Un CRM a medida es software de gestión comercial escrito para una empresa concreta (o para muchas, si se vende como SaaS): sus etapas de venta, sus tarifas, sus aprobaciones y las herramientas que ya usa. No se alquila por usuario. Se encarga, se construye y se mantiene.
Por eso su precio no se parece al de un CRM estándar: en lugar de una cuota mensual por persona, hay un desarrollo y unos costes de funcionamiento. Un presupuesto que solo cuenta el desarrollo se queda a medias.
¿Cuánto cuesta un CRM a medida? Las partidas de cualquier presupuesto
Si buscas la cifra, encontrarás horquillas que apenas se tocan. Cada una presupuesta un sistema distinto: no es lo mismo un embudo para cinco comerciales que un CRM donde los distribuidores entran, ven su tarifa y hacen pedidos. Y cada presupuesto deja fuera cosas distintas: la migración de datos, el mantenimiento, la IA.
Kivo Marketing no publica precios de software a medida, así que aquí tampoco encontrarás una cifra nuestra. Lo que sí tienes es la estructura: las partidas que todo presupuesto debería separar, para que puedas leer cualquier número que te den, incluido el nuestro. Más abajo, los precios de lista de Salesforce y HubSpot te dan cifras reales con las que compararlo.
| Partida | Cuándo se paga | Qué la encarece | Qué la abarata |
|---|---|---|---|
| Análisis y diseño | Una vez | Muchos roles, aprobaciones y excepciones | Un brief claro y una sola persona que decide |
| Desarrollo | Una vez, a menudo por fases | Pantallas, reglas de negocio e informes | Una primera fase solo con lo diario |
| Integraciones | Una vez, y luego mantenerlas | Sincronizar en los dos sentidos, muchas herramientas, API con huecos | Conectar solo lo que el equipo usa cada día |
| Migración de datos | Una vez | Registros antiguos con duplicados y campos vacíos | Limpiar antes de mover y archivar lo que nadie consulta |
| Servidor | Cada mes | Usuarios, archivos guardados, copias de seguridad | Un servidor a la medida de hoy, que crece contigo |
| Mantenimiento | Cada mes o por encargo | Funciones nuevas, cambios en las herramientas conectadas | Pactar por escrito qué incluye |
| Uso de IA | Por uso | Instrucciones largas, muchas preguntas al día | Darle al modelo solo los registros que necesita |
Las seis cosas que mueven el presupuesto de un CRM a medida
El lenguaje de programación no es una de ellas. Si dos presupuestos para lo que parece el mismo CRM están muy lejos, revisa estas seis: casi siempre uno cuenta algo que el otro no.
- Alcance: pantallas y reglas. Embudo, fichas de contacto y tareas es un CRM pequeño. Si sumas presupuestos, aprobaciones, catálogos, comisiones e informes, cada pantalla trae su diseño, su código y sus pruebas. Pesan más las reglas que las pantallas: quién puede hacer descuento, cuándo una oportunidad necesita visto bueno, qué campos son obligatorios.
- Integraciones. Cada herramienta de la que el CRM lee o en la que escribe es un trabajo aparte: Gmail, Stripe, Zoho, WhatsApp Cloud API o tu programa de facturación. Leer en un solo sentido sale más barato que mantener dos sistemas sincronizados en los dos, donde alguien tiene que decidir cuál manda cuando no coinciden.
- Usuarios, roles y permisos. Un equipo comercial que lo ve todo es sencillo. Comerciales, responsables, distribuidores y administración, cada uno con sus registros y sus precios, no lo es. Si el CRM va a dar servicio a varias empresas, como un SaaS, los datos de cada una tienen que ir separados desde el primer día.
- Migración de datos. Pasar contactos y oportunidades desde hojas de cálculo o desde el CRM anterior parece copiar y pegar. Es sobre todo limpiar: duplicados, campos vacíos y la misma empresa escrita de cinco maneras. Es fácil que se quede fuera del presupuesto, y decide si tu equipo se fía del sistema nuevo la primera semana.
- Inteligencia artificial. Un copiloto que responde con tus datos pide diseño extra: qué puede ver y cómo enseña de dónde sale cada respuesta. Además suma un contador, porque el proveedor del modelo cobra el uso por tokens. Te lo explicamos en cuánto cuesta un chatbot de WhatsApp.
- Mantenimiento. Tras el lanzamiento, alguien actualiza librerías, aplica parches de seguridad, adapta el CRM cuando una herramienta conectada cambia su API y construye lo siguiente que pida tu equipo. Decide antes de empezar quién lo hace y qué incluye.
Licencias de Salesforce y HubSpot frente a un CRM a medida: la cuenta a tres años
Elegir entre un CRM a medida o uno estándar es, primero, una cuestión de encaje. Aquí hablamos de dinero. Un CRM estándar parece barato el primer día porque pagas sobre la marcha, así que hay que compararlo a varios años vista: la licencia es la partida que crece con tu equipo.
Los dos nombres grandes cobran por persona. La página de precios de Sales Cloud de Salesforce da cada edición de pago por usuario y mes: Starter Suite a 25 $, con pago mensual o anual, y Core a 195 $, con facturación anual. La IA se puede añadir a partir de Core: Agentforce for Sales parte de 125 $ por usuario y mes, y la gestión de partners (partner relationship management), de 10 $ por acceso y mes. La página de precios de Sales Hub de HubSpot tiene un plan gratuito para dos usuarios como máximo y planes de pago por puesto y mes: Starter desde 7 $, Professional desde 90 $ y Enterprise desde 150 $. Professional y Enterprise suman además una incorporación obligatoria de pago único de 1.500 $ y 3.500 $. Son precios de lista en dólares de sus páginas de EE. UU., consultadas el 12 de noviembre de 2026.
Esos precios cambian, así que compruébalos antes de firmar. La estructura cambia mucho menos. A tres años, un CRM estándar cuesta usuarios × precio por usuario × 36 meses, más complementos e incorporación. Diez comerciales en HubSpot Sales Hub Professional suman 10 × 90 $ × 36 = 32.400 $, más 1.500 $ de incorporación. En Salesforce Sales Cloud Core, 10 × 195 $ × 36 = 70.200 $. Uno a medida cuesta el desarrollo una vez, más 36 meses de servidor y mantenimiento, más el uso de IA. Ninguna de las dos fórmulas cuenta las horas que tu equipo pierde rodeando la herramienta, y muchas veces esa es la partida que decide.
| A tres años | CRM estándar (licencias por usuario) | CRM a medida |
|---|---|---|
| Primer año | Alta o incorporación, y cada licencia durante 12 meses | Análisis, diseño y desarrollo, y servidor desde el lanzamiento |
| Segundo y tercer año | Cada licencia, cada mes, a la tarifa de ese año | Servidor y mantenimiento, y las funciones que decidas añadir |
| Ejemplo: diez usuarios a precios de lista de noviembre de 2026 | HubSpot Sales Hub Professional: 33.900 $ con la incorporación. Salesforce Sales Cloud Core: 70.200 $ | El desarrollo una vez, más 36 meses de servidor y mantenimiento, sea cual sea la plantilla |
| Un comercial más | Una licencia más | Ninguna licencia nueva; más servidor solo si el uso crece mucho |
| Socios o distribuidores que entran | Un complemento o una edición superior, a veces con su propio contador | Parte del desarrollo, como el portal de socios de Nuderma |
| Funciones de IA | Un complemento o una edición superior, a menudo por usuario | Diseño una vez, y luego el uso del modelo por tokens |
| Un cambio en tu forma de vender | Lo que permita la configuración | Un cambio en el código, dentro del mantenimiento |
CRM a medida para pymes: empieza por una pieza
Una pyme que vende de forma estándar suele salir ganando con licencias. Construir empieza a tener sentido cuando tienen que entrar socios, distribuidores o varias empresas, o cuando el proceso real vive en una hoja de cálculo junto al CRM. Esa decisión la tratamos en ventajas y desventajas del software a medida; aquí va de cómo tener el coste bajo control.
La forma de hacerlo es ir por fases. Una primera versión con el embudo, las fichas de contacto y las pantallas que tu equipo abre cada mañana ya te dice si el enfoque funciona antes de haberlo pagado todo. Informes, portales, cobros e IA llegan después sobre la misma base, y cada fase lleva su propio presupuesto, así que solo pagas el siguiente paso cuando el anterior ya se usa. Buenas primeras fases:
- Un embudo con tus etapas de venta reales, antes de informes y automatizaciones.
- Una herramienta interna para el trabajo que hoy vive en una hoja de cálculo.
- Un portal de socios, distribuidores o clientes, si es lo que tu herramienta actual no sabe hacer.
Lo que cuesta un CRM a medida cuando ya está en marcha
Sin licencia por usuario no significa sin factura mensual. Un CRM a medida es software, y el software vive en un servidor con base de datos, copias de seguridad y registros. El servidor crece con los usuarios, los archivos y el tráfico, no con una lista de precios.
Después vienen los servicios a los que llama. Si tiene copiloto de IA, el proveedor del modelo cobra cada respuesta. Si cobra a tus clientes, la pasarela de pago se queda su comisión. Si envía mensajes de WhatsApp, Meta factura los que entrega. Nada de eso desaparece porque el código sea tuyo.
Nuestro propio producto lo deja claro. Kivo CRM es un CRM multiempresa con embudo kanban, automatizaciones visuales, un copiloto de IA que responde con datos reales, bandeja de Gmail y facturación con Stripe, hecho con Next.js, NestJS, PostgreSQL, Drizzle, Stripe y Claude API. Varias de esas funciones dependen de servicios de fuera: Gmail y Stripe son conexiones que hay que mantener cuando Google o Stripe cambian algo por su lado.
El mantenimiento es la última partida y la que hay que dejar por escrito: qué incluye (actualizaciones, parches de seguridad, errores), cómo se presupuestan las funciones nuevas y en cuánto tiempo responde alguien si algo se rompe. En Kivo, el equipo que construyó el sistema sigue midiendo, ajustando y mejorándolo tras el lanzamiento.
Cómo pedir presupuestos de CRM a medida que se puedan comparar
Un presupuesto vale lo que vale el brief que lo sostiene. Responde estas seis preguntas antes de pedirlo a nadie, a nosotros incluidos, y todas las cifras que te lleguen hablarán del mismo CRM. Después pide a cada proveedor que separe el precio en las partidas de la primera tabla: un presupuesto con una sola cifra no se puede comparar con nada.
Lo que construimos y cómo lo hacemos está en software y CRM a medida. Si aún dudas entre licencias y desarrollo, trae tus respuestas a una primera llamada.
- Quién lo va a usar: cuántas personas, con qué roles y qué no debe ver cada rol.
- Las pantallas que tu equipo abriría cada día, por orden de importancia.
- Cada herramienta con la que tiene que conectarse, y si los datos solo entran o van en los dos sentidos.
- Dónde están hoy tus datos, cuántos registros hay más o menos y cómo de limpios están.
- Qué te gustaría que respondiera la IA, si quieres IA, y con qué datos.
- Quién lo mantiene tras el lanzamiento, qué incluye eso y de quién son el código y los servidores.
Proyectos que hemos entregado
- Kivo CRM
Nuestro propio CRM multiempresa: embudo kanban, automatizaciones visuales, copiloto de IA que responde con datos reales, bandeja de Gmail y facturación con Stripe. Next.js, NestJS, PostgreSQL, Drizzle, Stripe y Claude API.
Ver el proyecto - Nuderma Partner Portal
Portal B2B a medida para una casa de dermocosmética con cuatro marcas: alta en cinco pasos, acceso sin contraseña por código de un solo uso, catálogo y tarifa según tipo de cuenta y un panel que aprueba cada solicitud. Next.js, n8n, Zoho CRM y Stripe.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto se tarda en desarrollar un CRM a medida?
Depende de lo mismo que el precio, y por eso los dos llegan juntos en el presupuesto. Una primera fase con el embudo y las pantallas del día a día se pone en marcha mucho antes que el sistema completo, y las fases siguientes se suman encima. Te damos el plazo con el presupuesto, después del brief.
¿Puedo hacerme yo un CRM con IA o con herramientas sin código?
Para un seguimiento sencillo, sí: con una base de datos sin código o una herramienta de programación con IA tendrás un embudo funcionando enseguida. Lo difícil viene después: permisos, integraciones que no se rompan, copias de seguridad y alguien que lo arregle cuando falla un lunes por la mañana. Si nadie de tu equipo se va a hacer cargo, un CRM estándar es la opción barata más segura.
¿Se pueden pasar los datos de HubSpot o Salesforce a un CRM a medida?
Sí. Contactos, empresas y oportunidades suelen salir por exportación o por la API del fabricante. El trabajo está en lo que viaja con ellos: el historial de actividad, los adjuntos, los campos personalizados y las relaciones entre registros. Decide pronto qué se migra, qué se archiva y qué se queda atrás.
¿Un CRM a medida cumple el RGPD?
El RGPD no lo cumple un programa: lo cumple tu empresa, y el programa ayuda o estorba. Un CRM a medida te deja decidir dónde se alojan los datos, quién ve qué y cuánto tiempo se guardan, pero esas decisiones hay que tomarlas y documentarlas. Firma con quien lo desarrolle y lo aloje un contrato de encargado del tratamiento, como con cualquier proveedor que toque datos de tus clientes.
¿Un CRM a medida se puede conectar con WhatsApp, Gmail y Stripe?
Sí, y cada conexión es una partida del presupuesto. Kivo CRM lleva dentro la bandeja de Gmail y la facturación con Stripe, y usamos WhatsApp Cloud API en producción en el agente de reservas que hicimos para Al Teu Aire. Ten en cuenta que WhatsApp suma a la factura mensual las tarifas por mensaje de Meta.