Un chatbot de WhatsApp para agendar citas permite pedir, confirmar, cambiar o anular una cita escribiendo por WhatsApp. Kivo Marketing lo construye como un agente de IA sobre la API oficial de Meta, que consulta la disponibilidad en tu propia agenda, no en una copia. El de Al Teu Aire reserva eventos en más de 40 salas de Barcelona.
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¿Qué tiene que hacer un chatbot de WhatsApp para agendar citas?
Reservar es un mensaje. El trabajo es todo lo demás: quien pregunta antes de decidirse, quien se olvida y quien escribe el jueves por la noche para mover la cita del viernes.
Muchos bots contestan y mandan un enlace a un formulario de otra web. Un sistema completo lleva la cita entera dentro del chat y apunta cada paso en la agenda que ya mira tu equipo. Con una agenda y servicios fijos, suele bastar una herramienta ya hecha. Uno a medida compensa si la disponibilidad está en tu propio sistema o las reglas no caben en una plantilla.
- Consultar. Mirar la disponibilidad real en ese momento y ofrecer huecos que existen.
- Pedir lo que falta. Lo que necesite la cita. Nunca rellenar un dato suponiendo.
- Confirmar. Un resumen corto, un «sí» claro y solo entonces la cita entra en tu sistema.
- Recordar. Un mensaje antes de la cita, con opción de confirmarla o cambiarla.
- Cambiar o anular. Liberar el hueco y proponer otros.
- Pasar a una persona. Cuando algo se sale de las reglas, entra tu equipo.
Agendar citas por WhatsApp automáticamente: primero, ¿dónde está tu agenda?
Un agente solo puede ofrecer lo que puede leer. La primera pregunta no es la conversación, sino dónde están hoy tus huecos libres: un calendario, un programa de citas, el software de la clínica, un panel propio o una hoja de cálculo.
Copiar el horario en las instrucciones del bot aguanta una semana. Luego alguien bloquea una mañana, una profesional se va de vacaciones y el bot sigue ofreciendo horas que ya no existen.
En Al Teu Aire, el agente que construyó Kivo lee en vivo la disponibilidad y los precios del panel que ya usa el equipo, para más de 40 salas de Barcelona, y atiende en castellano y en catalán. Lo que el cliente lee por WhatsApp es lo que el equipo ve en pantalla.
Botones, WhatsApp Flows o texto libre: ¿cómo elige el cliente la hora?
WhatsApp te da varias formas de pedir una fecha y ninguna gana sola. Lo que funciona es mezclarlas: texto libre para empezar, una lista o un Flow para elegir la hora y un botón para confirmar.
Un Flow puede, además, cargar los huecos libres desde tu sistema, así que nunca enseña una hora ocupada.
| Forma | Qué ve el cliente | Va bien para | Dónde se queda corta |
|---|---|---|---|
| Botones y listas | Unas pocas opciones para tocar en el chat | Elecciones cortas: el servicio, las horas de hoy, «confirmo» | Agendas largas y todo lo que no esté en la lista |
| WhatsApp Flows | Un formulario dentro de WhatsApp, con campos y selector de fecha | Citas con varios datos: servicio, profesional, fecha | Se nota que es un formulario, y se crea y se publica a través de Meta |
| Texto libre con un agente de IA | Una conversación normal | Peticiones vagas, como «la semana que viene, por la mañana» | Sin reglas claras ni datos en vivo, acaba suponiendo |
| Enlace a una web de reservas | Una página fuera del chat | Negocios que ya reservan online | La conversación se corta y pierdes de vista al cliente |
Recordatorios, cambios y anulaciones de citas por WhatsApp
Aquí mandan las reglas de Meta. Cuando un cliente te escribe, se abre una ventana de atención y el agente responde con libertad. Cuando se cierra, la empresa solo puede retomar el chat con una plantilla que Meta ha aprobado antes.
Un recordatorio para una cita reservada hace días casi siempre cae fuera de esa ventana, así que los recordatorios se redactan y se aprueban antes del lanzamiento. Meta cobra por esas plantillas: en cuánto cuesta un chatbot de WhatsApp te explicamos qué factura y enlazamos sus tarifas oficiales.
Cambiar o anular pide el mismo cuidado que reservar: dar con la cita correcta, liberar el hueco para que lo ocupe otra persona y confirmar la nueva con el mismo resumen y el mismo «sí». Un recordatorio que deja cambiar la fecha con una respuesta te devuelve el hueco cuando aún puedes llenarlo.
Chatbot de WhatsApp para clínicas, restaurantes y salas: ¿qué cambia?
La arquitectura es la misma. Cambia lo que el agente confirma y lo que nunca debería resolver solo. En una clínica, la cita es una pieza de algo más grande: lo contamos en marketing digital para clínicas estéticas.
| Negocio | Qué confirma el agente | Qué se queda en manos de tu equipo |
|---|---|---|
| Clínica estética o de medicina estética | Tratamiento, profesional, duración y cabina | Si un tratamiento le conviene a alguien, y cualquier pregunta sobre resultados |
| Restaurante | Grupos, cenas de empresa y reservados: fecha, personas, menú y el precio de esa combinación | Alergias y presupuestos fuera de la tarifa |
| Sala de eventos | Fecha, sala, invitados y el precio de esa combinación | Presupuestos a medida y lo que no esté en la tarifa |
| Consulta o despacho profesional | Tipo de reunión, duración, presencial o por videollamada | Presupuestar un encargo |
¿Cuándo pasa la conversación a una persona?
Un agente de citas que no suelta nunca es peor que no tener ninguno. Las reglas para pasar la conversación se escriben en el brief, igual de claras que las de reservar, y quien la recoge ve el chat entero: el cliente no repite nada.
Kivo lo construye con el mismo equipo del brief al lanzamiento y sigue leyendo conversaciones reales después. Las citas son uno de los trabajos de nuestro chatbot de WhatsApp para empresas. Los motivos habituales para pasar a una persona:
- El cliente pide hablar con alguien.
- Una queja, una devolución o una cita anterior que salió mal.
- Algo fuera de las reglas: un precio que negociar, un grupo demasiado grande para reservar por chat.
- Una pregunta clínica, en salud y estética.
- El agente ha preguntado dos veces y sigue sin tener claro qué quiere el cliente.
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- Al Teu Aire
Agente de WhatsApp que reserva eventos para más de 40 salas de Barcelona. Lee en vivo la disponibilidad y los precios del panel del equipo y atiende en castellano y catalán.
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Preguntas frecuentes
¿Se pueden agendar citas con WhatsApp Business gratis?
A mano, sí. La app gratuita trae respuestas rápidas, mensaje de bienvenida y mensaje de ausencia, pero alguien tiene que mirar la agenda y apuntar la cita. El apaño gratuito habitual es una respuesta rápida con el enlace a una web de reservas. Para reservar dentro del chat, con la agenda consultada y actualizada, hace falta la plataforma de WhatsApp Business.
¿Funciona con Google Calendar o con mi programa de citas?
Si otro programa puede leer y escribir en él, normalmente por API, sí. Google Calendar se puede leer así, y muchos programas de citas y de gestión de clínicas también, aunque no todos. El agente trabaja encima de lo que ya usa tu equipo. Dinos cuál usas y lo comprobamos antes de presupuestar.
¿Puedo montar el chatbot de citas yo mismo con n8n?
Para un caso sencillo, sí: una agenda, un servicio y ningún cambio después de reservar. En Kivo usamos n8n en producción, así que no es una crítica a la herramienta. Se complica con varias agendas, cambios, anulaciones y dos idiomas, donde el código a medida es más fácil de probar y de mantener. Comparamos las opciones en n8n vs Make vs Zapier.
¿Qué pasa si dos personas piden la misma hora?
Construimos el agente para que vuelva a mirar la agenda justo antes de confirmar. Quien dice «sí» primero se la queda, y la otra persona recibe las siguientes horas libres en el mismo chat.
¿Puede cobrar una señal al reservar?
Lo habitual es un enlace de pago: el agente lo manda cuando la cita está acordada, y la reserva se confirma cuando entra el pago. En Kivo trabajamos con Stripe en producción. Si la señal tiene sentido y qué pasa si nadie paga a tiempo son reglas que se deciden en el brief.